دبیرخانه الکترونیکی سامانه نیکان
دبیرخانه یکی از مهمترین بخشهای هر شهرک صنعتی است و نقش اصلی آن مدیریت مکاتبات، نامهها، درخواستها و گردش اسناد میان واحدهای مختلف است. ماژول دبیرخانه سامانه نیکان با هدف حذف فرآیندهای کاغذی، افزایش سرعت گردش مکاتبات و ایجاد بایگانی الکترونیکی طراحی شده است.
این ماژول امکان ثبت، شمارهگذاری، ارجاع، پیگیری و بایگانی تمامی مکاتبات را در یک محیط یکپارچه فراهم میکند و ارتباط مؤثری میان مدیریت شهرک، واحدهای داخلی و صنعتگران ایجاد مینماید.
ثبت نامههای وارده و صادره
تمامی نامههای وارده و صادره در سامانه ثبت شده و برای هر نامه شماره دبیرخانه، تاریخ، فرستنده، گیرنده و اطلاعات تکمیلی نگهداری میشود.
امکانات این بخش:
- ثبت نامههای وارده
- ثبت نامههای صادره
- شمارهگذاری خودکار
- ثبت موضوع و شرح نامه
- پیوست فایل و مستندات
- تعیین اولویت و محرمانگی
- ثبت سوابق کامل نامه
تمامی نامههای وارده و صادره در سامانه ثبت شده و برای هر نامه شماره دبیرخانه، تاریخ، فرستنده، گیرنده و اطلاعات تکمیلی نگهداری میشود.
امکانات این بخش:
- ثبت نامههای وارده
- ثبت نامههای صادره
- شمارهگذاری خودکار
- ثبت موضوع و شرح نامه
- پیوست فایل و مستندات
- تعیین اولویت و محرمانگی
- ثبت سوابق کامل نامه
ارجاع و گردش مکاتبات
یکی از قابلیتهای مهم دبیرخانه نیکان، گردش هوشمند مکاتبات است.
مدیر یا مسئول دبیرخانه میتواند نامهها را برای افراد یا واحدهای مختلف ارجاع دهد و روند انجام آن را تا مرحله نهایی پیگیری کند.
ویژگیها:
- ارجاع بین واحدها
- ثبت دستورات مدیر
- تعیین مسئول رسیدگی
- تعیین مهلت انجام
- مشاهده وضعیت جاری نامه
- ثبت اقدامات انجام شده
- تاریخچه کامل گردش نامه
یکی از قابلیتهای مهم دبیرخانه نیکان، گردش هوشمند مکاتبات است.
مدیر یا مسئول دبیرخانه میتواند نامهها را برای افراد یا واحدهای مختلف ارجاع دهد و روند انجام آن را تا مرحله نهایی پیگیری کند.
ویژگیها:
- ارجاع بین واحدها
- ثبت دستورات مدیر
- تعیین مسئول رسیدگی
- تعیین مهلت انجام
- مشاهده وضعیت جاری نامه
- ثبت اقدامات انجام شده
- تاریخچه کامل گردش نامه
بایگانی الکترونیکی اسناد
تمامی اسناد و مکاتبات در سامانه بهصورت الکترونیکی بایگانی میشوند.
این قابلیت امکان دسترسی سریع به سوابق، حذف بایگانیهای کاغذی و جلوگیری از مفقود شدن اسناد را فراهم میکند.
امکانات:
- بایگانی نامحدود
- دستهبندی اسناد
- جستجوی سریع
- مشاهده سوابق
- دانلود فایلها
- مدیریت نسخههای مختلف اسناد
صنعتگران میتوانند درخواستهای خود را از طریق پرتال ثبت کنند و دبیرخانه بدون نیاز به مراجعه حضوری آنها را دریافت، بررسی و به واحد مربوطه ارجاع دهد.
نمونه درخواستها:
- درخواست مجوز
- درخواست خدمات
- درخواست انشعابات
- شکایات و پیشنهادات
- مکاتبات اداری
- درخواست ملاقات
- سایر درخواستهای مرتبط با شهرک
تمامی مراحل رسیدگی برای صنعتگر قابل پیگیری خواهد بود.
با افزایش تعداد مکاتبات، دسترسی سریع به اطلاعات اهمیت ویژهای پیدا میکند.
سامانه نیکان امکان جستجو بر اساس:
- شماره نامه
- موضوع
- فرستنده
- گیرنده
- تاریخ
- نوع نامه
- وضعیت
- کلمات کلیدی
را در اختیار کاربران قرار میدهد.